Quels sont les avantages de la gestion de documents ?

La gestion de documents de SORBA vous offre des modèles de documents utiles et assure en même temps un classement clair. 

Les modèles de document ont deux avantages décisifs : D'une part, vous gagnez en efficacité, car il n'est pas nécessaire de créer et de formuler sans cesse des documents similaires (par exemple, des confirmations de commande) ; d'autre part, vous garantissez l'uniformité de l'apparence de votre entreprise et transmettez ainsi une confiance et une compétence structurées - sans avoir besoin d'interfaces complexes.

Avec la gestion de documents, vous utilisez ces deux avantages pour votre entreprise – et combinez avec le classement par projet dans l'administration de projets. 

Où les documents stockés sont-ils visibles ?

Avec la gestion des documents, vous utilisez un autre avantage pour votre entreprise - et vous le combinez avec le stockage lié au projet dans la gestion du projet. Avec la gestion de projet de SORBA, vous pouvez stocker des fichiers, des offres, des photos, des factures, des contrats, etc. de manière structurée pour le projet respectif.

 

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Screenshot logiciel gestion documents
Screenshot modèles documents

Créez facilement des modèles de documents homogènes

Générez des lettres types en un clic.

Les modèles de document de MS-Word sont conçus de manière à ce que vous puissiez combiner les propriétés et les informations de chaque projet (adresse, description du projet, personne de contact, etc.) avec vos modèles de documents standards (confirmation de commande, lettre de remerciement, etc.).

Vous saisissez les lettres type une seule fois comme modèle et pouvez ajouter les informations prédéfinies sur le projet en un clic – aussi souvent que vous le souhaitez. 

Bien entendu, vous pouvez aussi utiliser les modèles de documents pour des lettres individuelles et/ou uniques et bénéficier ainsi d'une présentation uniforme vis-à-vis de vos clients et autres personnes de contact.

Comment fonctionne le classement automatique au projet ?

Vos documents se trouvent toujours au bon endroit.

Chaque document que vous créez avec le modèle de documentest enregistré par défaut dans le classement spécifique au projet et se trouve donc déjà "au bon endroit". Même avec beaucoup de correspondance provenant de différentes personnes, vous pouvez utiliser le système de gestion des documents pour vous assurer que tous les documents soient stockés de manière uniforme. De cette façon, vous avez toujours une vue d'ensemble et pouvez rapidement trouver les informations nécessaires.

Screenshot classement automatique documents logiciel
Screenshot modèles documents centraux

Gagnez du temps avec les modèles de documents centraux

Garantissez une présentation homogène - quelle que soit la personne qui traite le projet.

Les différents modèles de document peuvent être créés par n'importe quel utilisateur (avec les droits correspondants) et sont ensuite à disposition de tous les utilisateurs de l'entreprise. Créez autant de modèles que vous le souhaitez et classez-les librement dans vos dossiers pour une meilleure vue d'ensemble.

 

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Créez des modèles tout simplement

Avec SORBA, il est possible de créer vos propres modèles de documents sans effort.

Pour vous permettre de créer facilement vos propres modèles, SORBA met à votre disposition un éditeur de variables très utile. À l'aide de cet éditeur, vous pouvez générer automatiquement les variables nécessaires et les copier-coller dans votre modèle.

Screenshot créer modèle de document dans le logiciel

Augmenter votre efficacité 

Pour encore plus d'efficacité, complétez ce module avec les suivants

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Gestion des projets

Dans ce module, vous voyez tous vos projets en un coup d'œil. Qu'il s'agisse du travail en accord, des commandes de régie ou des listes des plantes ; en cours d'offre, déjà en exécution ou terminés ; Avec ce module vous gardez toujours la vue d'ensemble.

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Scanning

Taper des devis avec vos propres textes appartient au passé. Avec la solution de scanning (Enneascanning), vous charger vous-mêmes un devis en propre texte (non après la norme SIA) sur papier, en format PDF ou Excel et le traitez comme d'habitude dans SORBA.

Conseil personnalisé

Nous vous conseillons volontiers pour le choix des modules afin que vous obteniez le logiciel optimal pour vos besoins.

La solution globale de SORBA vous soutient lorsqu'elle est personnalisée pour couvrir vos besoins individuels.

Nous vous montrons les différents modules et leurs possibilités lors d'un entretien personnel, directement dans votre entreprise ou simplement lors d'un rendez-vous en ligne (démonstration via internet). Les conseils sont évidemment gratuits et sans engagement. 

Prenez contact avec nous - nous nous réjouissons de vous rencontrer!

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